Nyckeln till en effektiv felanmälan
Sedan 2015 har Joachim Ölander varit vaktmästare på Soldalaskolan, men hans tid på skolan började redan 2006. Med en bakgrund som slöjdlärare och snickare har Joachim utvecklat en unik förståelse för både fastighetens behov och skolans verksamhet.
Joachims roll handlar inte bara om att underhålla fastigheten. Han är länken mellan skolans behov och byggnadernas funktionalitet. Han beskriver sitt arbete som en blandning av problemlösning och samordning. Han är en nyckelperson i kommunikationen mellan skolan och Telge Fastigheter.
En länk mellan Soldalaskolan och Telge Fastigheter
Joachim har implementerat smarta rutiner för att minska missförstånd och spara resurser. Genom att använda Teams som en central kanal för felanmälningar från kollegorna, håller han kommunikationen samlad och konkret. Det minimerar risken för att viktig information går förlorad i korridorsnack.
Den här strukturen har också visat sig effektiv i samarbetet med Lorance som är fastighetsförvaltaren på Telge Fastigheter. Lorance litar på Joachims bedömningar och vice versa. Deras samarbete bygger på ett förtroende som har resulterat i att de löser saker snabbt och effektivt.
Joachims bakgrund som snickare gör att han ofta kan lösa mindre problem på egen hand, något som sparar både tid och pengar.
- Det kan handla om att bättra på med målarfärg och det gör även Lorance glad eftersom det minskar på både kostnader och resurser, säger Joachim.
Ett samarbete som gör skillnad
Joachim och Lorance har tillsammans genomfört flera förbättringsprojekt på skolan. Ett exempel är installation av bommar vid infarten för att förhindra att obehöriga parkerar på platsen. Ett annat exempel är den begränsade åtkomsten till cykelparkeringen där åtgärder sattes in och har skapat tydligare parkering för cyklar.
Joachim betonar även vikten av tydlig kommunikation i felanmälningar.
- Man kan inte förvänta sig att alla ska kunna fackspråk. Därför är det viktigt att vara pedagogisk och ge tillräckligt med information. Det handlar om att skapa en förståelse för vad som behöver göras och varför, både hos kollegor och entreprenörer, säger han.
Joachim Öhlander, Soldalaskolan
Joachims tips för effektiv felanmälan
- Bedöm graden av behov, Akuta problem som innebär fara för liv eller egendom –ska alltid anmälas direkt till Telge Fastigheters kundservice. Övriga problem anmäls skriftligt via Serviceanmälan (kallas även Mina sidor och Arena, red. anm.).
- Var tydlig i felanmälan, Beskriv exakt vad som är fel och var felet finns. Ange rumsnummer eller verksamheten i rummet för att underlätta för entreprenören.
- Lämna kontaktuppgifter, Entreprenörer måste boka tid innan de kommer. Lämna/skriv namn och telefonnummer i felanmälan och påminn entreprenören om att boka tid innan de kommer, det underlättar för personalen på plats som exempelvis förskolor där verksamheten kan behöva anpassa sina rutiner efter besöket.
- Samla anmälningar på en plats, Använd ett system som Teams för att samla och hantera felanmälningar från alla i verksamheten. Det håller kommunikationen tydlig, sparar tid och minskar risken för att information går förlorad.